Die deutsche Buchführung bewegt sich aktuell in der Übergangsphase zur verpflichtenden E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich. Seit dem 1. Januar 2025 wird umsatzsteuerlich zwischen E-Rechnung (strukturiertes Format) und sonstiger Rechnung (z. B. Papier oder unstrukturiertes PDF) unterschieden. Wichtig für 2026: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können; für die Ausstellung dürfen Rechnungsaussteller in der Regel bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin sonstige Rechnungen nutzen (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers). Das heißt: Eine PDF ist 2026 nicht „automatisch unzulässig“, aber sie ist nicht die E-Rechnung und sie löst in Prozessen oft die typischen Medienbrüche aus.
Systemik der modernen Buchhaltung
In der Buchhaltung wird 2026 weniger die Belegablage als vielmehr die Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses geprüft: von der Entstehung eines Geschäftsvorfalls über Vorsysteme (Shop, Kasse, Projekttool) bis zur Verbuchung und Archivierung. Nach den GoBD ist eine zeitnahe Erfassung erforderlich; für unbare Geschäftsvorfälle gilt eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich. Spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats sollten die Geschäftsvorfälle verbucht sein – ansonsten müssen Grundaufzeichnungen und Organisation so belastbar sein, dass Vollständigkeit und Nachprüfbarkeit jederzeit gegeben sind.
Praxis-Hinweis: Die meisten Beanstandungen entstehen nicht im Hauptbuch, sondern an den Übergängen: falsche Steuerschlüssel aus Vorsystemen, fehlende Leistungszeitpunkte, ungeklärte Erlöskontenlogik, oder nicht dokumentierte Korrekturbuchungen. Wer diese Schnittstellen sauber beschreibt (und testet), hat in Prüfungen deutlich weniger Reibung.
Weiterführend: https://buchhaltungs-leitfaden.de/
E-Rechnung 2026: Was tatsächlich prüfungsrelevant ist
Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind dafür insbesondere XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 üblich (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL). Ein einfaches PDF zählt seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung“.
- Empfangsfähigkeit: Für 2026 reicht organisatorisch oft schon ein dediziertes E-Mail-Postfach – entscheidend ist, dass E-Rechnungen zuverlässig angenommen, zugeordnet und revisionssicher abgelegt werden.
- Validierung: Eine Validierung gegen EN-16931-Regeln ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, aber sie ist in der Praxis die schnellste Methode, Pflichtfeld-Fehler und Logikbrüche früh zu finden.
- Aufbewahrung: Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil (XML) unverändert im Ursprungsformat aufbewahrt werden. Bei Hybridformaten ist die „schöne PDF-Ansicht“ nicht das führende Original.
- Buyer Reference (BT-10): Im B2B ist keine Leitweg-ID erforderlich; wenn ein System das Feld erzwingt, ist umsatzsteuerlich häufig ein Platzhalter ausreichend. Sinnvoller ist eine interne Referenz (z. B. Kostenstelle/Lieferantennummer) – dann läuft die Automatisierung stabiler.
Umsatzsteuer-Systematik und die Komplexität des UStG
Das UStG ist durch EU-Vorgaben und Verwaltungsanweisungen in der Anwendung anspruchsvoll. In der Praxis führen weniger die Steuersätze (19 %/7 %) zu Problemen als die Nachweise und die saubere Abbildung im Prozess. Ein häufiger Fehlerpunkt ist die Abgrenzung zwischen Werklieferung und sonstiger Leistung – nicht wegen der Definition, sondern weil Leistungszeitpunkt, Leistungsort und Dokumentation in den Belegen häufig nicht eindeutig sind.
Bei innergemeinschaftlichen Konstellationen (z. B. Dreiecksgeschäfte) entscheidet die saubere Dokumentation: USt-IdNr.-Prüfung, zutreffende Rechnungsangaben, und ein konsistenter Abgleich zwischen Buchhaltung, Zusammenfassender Meldung (ZM) und Waren-/Leistungsnachweisen. Unstimmigkeiten führen in der Praxis typischerweise zu Rückfragen oder intensiverer Prüfung – oft nicht wegen „Betrug“, sondern weil Daten schlicht nicht zusammenpassen.
Reverse-Charge: § 13b UStG einfach erklärt im Prüfungsfokus
Das Reverse-Charge-Verfahren bleibt ein Klassiker, weil Fehler häufig in der Kombination aus Tatbestand, Empfängerqualifikation und Rechnungsangaben entstehen. § 13b UStG einfach erklärt: In bestimmten Fällen schuldet nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. In Prüfungen geht es dabei weniger um die Theorie als um die Frage: Warum wurde hier § 13b angewendet – und wodurch ist das belegt?
Typische Prüffelder 2026 (praxisnah):
- Bauleistungen (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG): Häufiger Fehler ist die fehlende oder veraltete Dokumentation, dass der Empfänger selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt (Nachweis/Bestätigung im Prozess).
- Gebäudereinigung: Fehler entstehen oft durch unklare Leistungsbeschreibung („Reinigung“ vs. Hausmeister-/Facility-Leistungen) und uneinheitliche Vertrags-/Rechnungsbegriffe.
- Telekommunikationsleistungen: Kritisch ist die korrekte Einordnung der Leistung und die Empfängereigenschaft nach den speziellen Voraussetzungen – nicht allein „B2B“.
- Lieferungen von Mobilfunkgeräten, Tablet-Computern, Spielekonsolen und integrierten Schaltkreisen: Reverse Charge greift nur, wenn der Empfänger Unternehmer ist und der Schwellenwert (i. d. R. 5.000 € je Rechnung/Abrechnungseinheit) erreicht wird. Typischer Fehler: Schwellenwert wird nicht überwacht oder über mehrere Positionen/Belege falsch aggregiert.
Wichtig (haftungsnah): Entscheidend ist die stimmige Dokumentation im Vorgang: Leistungstatbestand, Empfängereigenschaft, korrekte Rechnungsangaben (inkl. klarer Leistungsbeschreibung) und ein konsistentes Steuerkennzeichen in der Buchung. Ein „§ 13b“-Hinweis auf der Rechnung ersetzt keinen belastbaren Prozessnachweis – und umgekehrt rettet ein fehlender Textbaustein nicht, wenn der Tatbestand tatsächlich vorliegt.
Direktvergleich der Dokumentationsstandards
Die Anforderungen sind nicht „neu streng“, sondern sie werden messbarer: E-Rechnungen, Schnittstellen, Rollenrechte und Aufbewahrung lassen sich technisch leicht prüfen. Ein Vergleich zeigt typische Bruchstellen – besonders in der Übergangsphase 2025–2026:
| Merkmal | Häufige Praxis (bis 2024) | Prüfungssicher in 2026 (Übergangsphase) |
| Rechnungsformate | Papier, PDF/PDF-A (Belegbild) | E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD XML) empfangen & verarbeiten können; „sonstige Rechnungen“ in Übergangsfristen weiterhin möglich (PDF nur mit Empfängerzustimmung) |
| Eingangskontrolle | Sichtprüfung, manuelle Kontierung | Formale Checks + Plausibilität (Pflichtangaben im strukturierten Teil, Stammdaten, USt-IdNr.-Prüfung, Steuerschlüssel-Mapping); Validierung als Best Practice |
| Archivierung | Dateisystem/Ordner | Unveränderbare Ablage (Versionierung/Audit-Trail oder vergleichbare Kontrollen); bei E-Rechnungen strukturierter XML-Teil im Ursprungsformat aufbewahren |
| Dokumentation | „Wissen im Kopf“ / mündliche Absprachen | Schriftliche Verfahrensdokumentation, insbesondere zu Scan-/Import-Prozessen, Schnittstellen, Rollen/Rechten und Korrekturabläufen |
Verfahrensdokumentation als Prüfungsgrundlage
Software kann unterstützen, ersetzt aber keine individuelle Verfahrensdokumentation. In der Praxis ist sie das Dokument, an dem Prüfer die Nachvollziehbarkeit festmachen: Wie kommen Belege ins System? Wer darf ändern? Was wird protokolliert? Wie werden Schnittstellen überwacht? Fehlt diese Beschreibung oder ist sie offensichtlich „von der Stange“, steigt das Risiko von Rückfragen, formellen Beanstandungen und (im Streitfall) Hinzuschätzungsdiskussionen.
Was Prüfer erfahrungsgemäß konkret sehen wollen (und was oft fehlt):
- Belegfluss vom Eingang (E-Mail/Portal/EDI/Scan) bis zur Verbuchung inkl. Verantwortlichkeiten.
- Rollen & Rechte (wer darf erfassen, freigeben, stornieren, ändern?) inkl. Protokollierung.
- Ersetzendes Scannen: Qualitätsanforderungen, Indexierung, Vollständigkeitskontrolle, Sperrung nach Freigabe.
- Schnittstellen (Shop, Payment, Kasse, Zeiterfassung): Datenfelder, Übertragungsrhythmus, Fehlerhandling.
- Änderungsmanagement: Updates, Customizing, Test-/Freigabeprozess, Dokumentation von Parametern (Steuerschlüssel, Kontenrahmen).
Kernelemente einer GoBD-orientierten Dokumentation:
- Allgemeine Beschreibung des Buchungsumfelds.
- Anwenderdokumentation der genutzten ERP-/Buchhaltungssysteme.
- Technische Systemdokumentation (Schnittstellen, Backups, Protokollierung).
- Betriebsdokumentation (Zuständigkeiten, Kontrollen, Vertretungsregeln).
Prüfungsfester Kurzcheck für 2026
- Ist der Empfang von E-Rechnungen organisatorisch geregelt (Postfach, Zuständigkeit, Ablage, Lesbarkeit)?
- Werden bei E-Rechnungen XML-Daten unverändert aufbewahrt (nicht nur PDF-Ansicht)?
- Sind Steuerschlüssel und § 13b-Tatbestände als prüfbare Regeln im System abgebildet (inkl. Nachweise)?
- Gibt es eine Verfahrensdokumentation, die tatsächliche Prozesse und Schnittstellen beschreibt (nicht generisch)?
- Sind Kontrollen für typische Brüche definiert (Storno-/Korrekturlogik, fehlende Pflichtfelder, Stammdatenabweichungen)?
Man kann viele dieser Punkte technisch schnell „irgendwie lösen“. Prüfungssicher wird es erst, wenn Prozess, System und Dokumentation dieselbe Geschichte erzählen.
Quellen / Orientierung (ohne Rechtsberatung)
BMF – FAQ zur E-Rechnung (Stand Oktober 2025), GoBD (BMF-Schreiben, laufend aktualisiert): bundesfinanzministerium.de
